Limpar a desordem do escritório requer, em primeiro lugar, uma compreensão dos fatores que contribuem para a desorganização. O processo é tanto mental quanto mecânico. Antes de iniciar o processo de organização, pergunte-se as perguntas difíceis sobre a sua desordem:
Os sistemas existentes estão realizando o trabalho ou estão contribuindo para a desordem?
A falta de manutenção é um fator?
Suas coisas estão em seus devidos lugares, mas simplesmente há muitas coisas?
Há espaço suficiente alocado para cada atividade?
Depois de analisar bem as causas da desordem, mapeie um ambiente de escritório que permita manter a ordem. Aqui está o que você precisa fazer:
Invista em móveis adequados.Os escritórios precisam de uma área de trabalho limpa, e isso significa fornecer espaço adequado para hardware de computador e equipamentos periféricos, um local para materiais de referência, espaço para arquivos e um local para suprimentos e papéis frequentemente consultados. Certifique-se de que seu mobiliário de escritório ofereça amplo espaço para trabalho e armazenamento.
Estabelecer centros de atividades.O escritório deve ser dividido em três áreas de atividades: o centro de trabalho, que inclui um espaço de trabalho livre, o computador e os produtos de escritório de uso frequente; o centro de referência, que inclui fichários, manuais, dicionários e livros e materiais profissionais; e o centro de abastecimento, que contém papel e outros materiais de escritório.
Coloque o hardware e os periféricos corretamente.Posicione seu equipamento com base na frequência de uso. Se a impressora for usada diariamente, ela deverá estar facilmente acessível. Se a CPU for usada apenas para solução de problemas, ela poderá ser colocada embaixo ou ao lado da mesa. Se um scanner for raramente usado, ele poderá ser colocado fora da área de trabalho. Ao configurar o hardware, esteja atento ao acesso a unidades, bandejas e cabos. Não bloqueie o acesso às gavetas nem ocupe espaço para as pernas com cabos emaranhados.
Estabeleça uma área de processamento de papel.Estabeleça uma área dentro do seu centro de trabalho para papéis que necessitam de ação imediata. Armazene papéis associados a clientes ou projetos em andamento em uma área de fácil acesso e à sua vista. Estabeleça um sistema de arquivamento permanente para documentos que você consultará, mas não regularmente.
